Mødelokaler

På Fredericia Sundhedshus finder du forskellige mødelokaler, som du har mulighed for at booke til mange forskellige formål. I lokalerne er der plads til 4 personer i det mindste lokale og 72 personer i det største lokale.

Her på siden finder du yderligere information om mødelokalerne, herunder bordopstilling, udstyr og afbestilling af booking.

Bordopstilling og udstyr

I hvert mødelokale findes borde, stole, en skærm og/eller en projektor og et whiteboard. Stole og borde vil altid findes i en standard bordopstilling. Det er tilladt at ændre på denne opstilling. Ved behov for ekstra stole kan disse hentes på mødegangens depot. Inden bookingen af et lokale udløber, skal alle borde og stole sættes tilbage i standardopstilling og ekstra stole returneres til depotet. Guide til standardopstilling findes i de enkelte lokaler.

Afbestilling

Har du brug for at afbestille en booking er det muligt uden beregning, såfremt afbestillingen foretages inden 7 hverdage før afholdelse. Som medarbejder på Sundhedshuset findes der ingen afbestillingsgebyr. Er du ikke medarbejder på Sundhedshuset, findes der et afbestillingsgebyr svarende til 100% af lokalelejen, såfremt afbestillingen foretages mindre end 7 hverdage før afholdelse. 

Som medarbejder på Sundhedshuset (benævnes fremover som interne lejere) har du mulighed for at frit at låne møde- og konference lokaler i arbejdsrelateret øjemed.

Har du ikke arbejdsplads på Fredericia Sundhedshus (benævnes fremover som eksterne lejere), har du mulighed for at leje lokaler mod betaling, lejen takseres per time.

For eksterne lejere

• Du skal kontakte sundhedshus@fredericia.dk og beskrive dine ønsker og behov, hvorefter Fredericia Sundhedshus vil varetage bookingen og videresende ordrebekræftelse og faktura.
• Som ekstern lejer vil du modtage et ordre tilbud, som bevis på at din anmodning er modtaget. 
• Bliver din anmodning accepteret vil du modtage en ordrebekræftelse, hvis ikke vil du modtage en afvisningsmail, dette betyder, at din ordre ikke er accepteret.
• Du vil umiddelbart efter afholdelsen af din booking modtage en faktura.

Er du ekstern lejer, skal du i forbindelse med bookingen af  lokalet beskrive et formål, der relaterer sig til sundhed og/eller velfærd. Fredericia Sundhedshus har ret til at afvise bookinger foretaget af eksterne lejere, såfremt det bliver vurderet, at formålet ikke relaterer sig til sundhed og/eller velfærd. Er du uenig i vurderingen, kan du kontakte sundhedshus@fredericia.dk for uddybelse.

For interne lejere

Gå til ”Lejeregler og praktisk information for aktørere på sundhedshuset” længere nede på siden og få information om, hvordan du booker et mødelokale.

Leje for foreninger

Foreninger har mulighed for gratis at låne mødelokaler på Fredericia Sundhedshus. I skal kontakte Frivilligcenter Fredericia, såfremt I ønsker at booke lokaler på Fredericia Sundhedshus. 

Oprettelse i Bookingsystemet

Systemet er sat således op, at alle kommunale og regionale ansatte, både interne og eksterne, selv vil selv kunne oprette login til bookingsystemet ved at gå til hjemmesiden booking.fredericiasundhedhus.dk.

Tryk på ”Opret den her” for at begynde oprettelse af din bruger. Her skal du udfylde din arbejdsmailadresse – efter ”@” skal du i menuen vælge det korrekte domæne til din e-mail, som enten er fredericia.dk eller rsyd.dk. Herefter sættes der flueben ved ”Jeg er ikke en robot” og der trykkes på ”ansøg om login”.

Er du private interne aktører i Fredericia Sundhedshus kan du anmode om at få oprettet et login til booking systemet ved at skrive en mail til sundhedshus@fredericia.dk, hvori du anmoder om adgang og skriver fulde navn, e-mailadresse og firma/organisation.

Alle der er berettiget til et login til booking systemet har mulighed for at booke mødelokale ved at tilgå hjemmesiden booking.fredericiasundhedshus.dk, hvilket kan gøres fra computer, mobil eller tablet. 

Guide til booking af mødelokaler via hjemmesiden

• Gå til booking.fredericiasundhedshus.dk.
• Du vil blive mødt af login siden, hvor du skal indtaste din e-mailadresse og adgangskode, som du har fået oprettet til formålet.
• Når du har indtastet dine login oplysninger, skal du trykke på ”Log på”.
• Du vil nu få vist en liste over alle de mødelokaler, der kan bookes. For at foretage en booking har du følgende valgmuligheder;

1. Du kan trykke på ”Opret Mødeordre”.
2. Du kan markere i oversigten hvornår og i hvilket lokale du vil booke og du vil automatisk blive ført videre til oprettelse af mødeordre.
3. Du kan øverst til venstre for oversigten, vælge en anden dato, hvis du vil booke et møde på en fremtidig dato.
4. Du kan på oversigten ligeledes se de lokaler, der er optaget.

• Du skal herefter vælge dato og tidspunkt for din booking. Du har også mulighed for at gentage din booking, med forskellige intervaller. Når dette er gjort trykker du på ”Næste”.
• Under ”Ressourcer” kan du se det/de lokaler du har valgt – Du har ligeledes muligheder for at vælge andre/flere lokaler. Du kan ligeledes se hvad lokalerne indeholder af udstyr.
• Skal du afholde konference med behov for op til 72 pladser, skal du vælge både lokale C1.12 og i ”Ordre kommentar” felter senere i bookingen skrive at du har behov for konference.
• Du skal fjerne fluebenet ved ”Tillader visning af mødeaftale på info-skærme”, såfremt at du ønsker at din mødeaftale IKKE skal fremgå af info-skærmene i foyeren (offentligt tilgængeligt).
• Under ”Emne” skal du udfylde emnet/formålet med din booking af lokalet.
• Under ”Deltagerliste”, kan du skrive mailadresserne på dig selv og de folk som skal deltage i din booking, hvor der vil blive fremsendt en mødeindkaldelse som man kan lægge i sin kalender – Dette er valgfrit. Man vil modtage en mail hvori der er vedhæftet en fil ved navn ”event.ics”, hvilket man dobbeltklikker på og så bliver den ført ind i din kalender. Mailadresser skal adskilles med et komma.
• Under ”Beskrivelse” kan du lave en uddybende beskrivelse til mødedeltagerne – Dette er valgfrit. Klik herefter på ”Næste”.
• Du får nu mulighed at gennemgå din ordre inden du bestiller.
• Du har i feltet ”Ordre kommentarer” mulighed for at stille spørgsmål og andet ifm. din ordrer – Her vil Sundhedshuset give svar hurtigst muligt på din forespørgsel.
• Du har mulighed for at ændre i din ordre ved at trykke ”Forrige”. Du afslutter din ordre ved at trykke ”Opret ordre”. Du vil efter 5-10 minutter modtage en ordrebekræftelse samt en evt. mødeindkaldelse.

Guide til Ad Hoc booking af mødelokaler

• Befinder du dig på mødegangen og har brug for et mødelokale, så kan du bruge møderumsskærmene til at foretage en ”Ad hoc” booking. ”Ad hoc” bookinger kan vare op til 90 minutter.
• Tryk på ”Book ad hoc” på møderumsskærmen foran det mødelokale, du ønsker at booke. Vælg nu det tidsrum, du ønsker at booke mødelokalet i.
• Ønsker du at bekræfte din booking, skal du trykke Bekræft.
• Ønsker du ikke at bekræfte din booking, skal du trykke Annullér.